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Q: 「これだけは知っておくべき」という、文章の書き方の「キホンのキ」を教えてください

Q: 「これだけは知っておくべき」という、文章の書き方の「キホンのキ」を教えてください

2017年7月27日

【2017年7月27日】

こんにちは。グリーゼの 江島民子 です。

今週は、3社で社員様向けのWebライティング研修を行うという、セミナーラッシュの1週間。

各企業様に打ち合わせにうかがうと、必ず言われるのがこの ↓ 言葉です。



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◆Q: 「これだけは知っておくべき」という、文章の書き方の「キホンのキ」を教えてください
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どの企業様でも、Webサイトやメルマガの原稿を書いているのは、いわゆる「ライター」ではありません。

いままで営業をやってたり総務をやっていたり・・・という方が、マーケティングやITの部署に異動になり、「これ書いといて~」と言われてハタと気づくのが、

「そういえば、いままで一回も、文章の書き方をちゃんと習ったことってないかも」

ということのようです。

思い出すのは、書き始めは1文字下げる、とか、「、」「。」が行の頭に来ないようにする、などの「原稿用紙の書き方」のことばかり。

これは、まずい!「これだけは知っておくべき」という、文章の書き方の「キホンのキ」を教えてくださ~い!!

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◆A:まずは、「一文一義」と「箇条書き」をマスターしましょう
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イマイチな文章は、「ダラダラと長くて、わかりにくい」のが特徴です。

これを改善するために知っておきたいのが、「一文一義」と「箇条書き」。

この2つをしっかりマスターするだけで、ぐっと文章が引き締まってわかりやすくなりますので、ぜひ覚えておきましょう。

▽一文一義とは

「一つの文章の中には、一つの情報だけを書く」という方法です。

私たちは、文章を読んでいるときに、「。」が来るまでの部分を、脳の「短期記憶」という場所に格納しながら読んでいます。

そして、「。」が来てから取り出して、その一文を理解しようとします。

ところが、ご存じのとおり「短期記憶」は非常に容量が小さく、電話番号の桁数を覚えるのが精いっぱいと言われています。

ですから、長い文章だと、前半部分が「短期記憶」からこぼれ落ちて、「えーっと、何の話でしたっけ???」ということになってしまうのです。

それを防ぐために、「一つの文章の中には、一つの情報だけを書く」という方法が、とても有効です。


▽箇条書きとは

こちらは、ご存知ですよね。

箇条書きも、短い文章=わかりやすい文章 にするために、とても有効な方法です。


ひとつ例をご紹介しますね。

~~~

◆Before:わかりにくい文の例◆

東日本大震災後、帳票のバックアップの必要性が意識され始めたことから注目を集めている電子帳票のメリットとしては、印刷費・保管費・運送費を軽減できること、どこからでも画面上で帳票検索や名寄せ等ができること、帳票ごとや作業者ごとに閲覧・編集や印刷の可否などが設定できるのでセキュリティが強化できることが挙げられます。


◆After:一文一義と箇条書きを使うと・・・◆

今、電子帳票が注目を集めています。

その理由は、東日本大震災の後、帳票バックアップの必要性が意識され始めたからです。

電子帳票には、以下の3つのメリットがあります。

1)コスト削減
  印刷費・保管費・運送費を軽減できます。

2)情報共有
  どこからでも画面上で帳票検索や名寄せ等をすることができます。

3)セキュリティ強化
  帳票ごとや作業者ごとに閲覧・編集や印刷の可否などが設定できます。

~~~

・・・いかがですか?
だいぶ頭に入りやすくなったのではないでしょうか。

自分で文章を書いたあとは、「一文一義になっているか?」「箇条書きにできるところはないか?」という視点で、必ず読み返してみてくださいね。


▽▽▽▽▽▽

最近、「福田さんの青い本、持ってます!」という方によくお会いします。

付箋をいっぱい貼って、ボロボロになるまで読んでくださっている方もいて、本当にありがたいことです。

「一文一義」「箇条書き」以外の「キホンのキ」も知りたいなら、ぜひ読んでみてください♪

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編集後記
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7月24日は何の日か、ご存じですか?

2020年7月24日は、東京オリンピックの開会式の日。

そして、2017年7月24日は、512の企業・団体が、テレワークの実施実験を行った日です。

働く、を変える日 テレワーク・デイ

オリンピック開催や少子高齢化などを機に、急に注目度が高まってきている感のある「テレワーク」ですが・・・

弊社は、20年も前からやっていますよ!

今も、子育て中の人・介護中の人・心や身体に病気や障がいがある人などが、それぞれのペースで、それぞれの場所で仕事をしてくれています。

長くこのスタイルで事業を営んできて、いいところも難しいところも把握しているつもりです。

これからテレワークを導入しようとお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談・ご質問くださいね!


ではでは・・・次回は、福田 多美子がお届けします。お楽しみに♪

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